Bestuur

Het bestuur van de Lutemgroep bestaat uit een voorzitter, een penningmeester, een secretaris en een groepsbegeleider. Alle leden worden voor een periode van drie jaar gekozen.
Neem voor meer informatie contact op met het bestuur: info@lutem.nl

Groepsraad
De groepsraad is het overlegorgaan voor alle groepszaken van de Lutemgroep. In de groepsraad wordt het groepsbeleid vastgesteld. De groepsraad bestaat uit leiding, bestuursleden en leden van de oudercommissie. Indien nodig wordt ook de materiaalmeester uitgenodigd. Bij voorkeur dient zowel het groepsbestuur als iedere speltak vertegenwoordigd te zijn bij elke groepsraad. De groepsraad vergadert ongeveer acht keer per jaar of zoveel vaker als nodig.

Functieomschrijvingen groepsbestuursleden en overige functies

De groepsvoorzitter;

  • is in het bijzonder belast met de bewaking en de continuïteit van het groepsbeleid en ziet toe op het functioneren van de overige bestuursleden
  • geeft leiding aan het groepsbestuur en zorgt voor orde
  • onderhoudt namens het groepsbestuur contacten met de lokale overheden
  • is bij voorkeur afgevaardigde naar de regionale raad
  • leidt de groepsraadvergaderingen en is in samenwerking met de secretaris verantwoordelijk voor het opstellen v/d agenda
  • is aanspreekpunt voor iedereen, zowel in- als extern

De groepssecretaris;

  • is secretaris van het groepsbestuur en van de vereniging Scouting Lutemgroep
  • stelt samen met de voorzitter de agenda’s op voor de groepsraad en de bestuursvergaderingen
  • is verantwoordelijk voor het secretariaat van het groepsbestuur en zorgt tevens voor verspreiding van de notulen en ingekomen post
  • verzorgt de cursusadministratie en verzorgt het aanvullen van inschrijf- en machtigingsformulieren voor de ledenadministratie
  • houdt het groepsarchief bij
  • is verantwoordelijk voor de notulen van de groepsraad- en bestuursvergadering en verstuurt deze z.s.m. na de vergadering op aan alle leden van de groepsraad en het bestuur.
  • is verantwoordelijk voor de uitnodigingen voor vergaderingen aan de groepsraadsleden

De penningmeester;

  • is lid van het groepsbestuur en van de groepsraad
  • is verantwoordelijk voor de financiële administratie van de vereniging
  • draagt zorg voor het dagelijks beheer van de financiële middelen van de vereniging
  • houdt toezicht op de financiële administratie van de speleenheden
  • is verantwoordelijk voor de contributie-inning
  • is gemachtigd namens de groep betalingen te verrichten tot zover zijn procuratie reikt
  • is verantwoordelijk voor de coördinatie van financiële acties van de groep

Groepsbegeleider;

  • draagt zorg voor een juiste opvang en begeleiding van nieuwe leiding
  • geeft introductie aan de nieuwe leiding
  • stimuleert leiding tot deelname aan trainingen en aan groeps-, regionale- en landelijke activiteiten
  • bespreekt de ervaringen van de deelnemers aan de trainingen
  • bevordert een regelmatig contact tussen leiding en de speladviseurs/bestuur
  • begeleidt de stafteams van de diverse speleenheden binnen de groep
  • begeleidt het speltakoverleg
  • bemiddelt bij meningsverschillen
  • coördineert de instroming en eventuele doorstroming naar een andere speltak
  • de coördinatie van de groepsbegeleiding geschiedt in principe door 1 lid van het groepsbestuur, de groepsbegeleider. In uitzonderingsgevallen kan de groepsbegeleiding door het hele bestuur worden overgenomen.

Naast de bestuursfuncties zijn er nog een aantal ondersteunende functies:

De materiaalmeester;

  • regelt in samenspraak met de speltakken de aanschaf van groot materiaal. Gedurende het hele seizoen ondersteunt de materiaalmeester de groep in onderhoud en beheer van materialen.

De ledenadministrateur;

  • draagt zorg voor nieuwe inschrijvingen, afmeldingen en overschrijvingen van leden en andere verenigingsfunctionarissen van de Lutem en de doorgeleiding naar Scouting Nederland
  • is verantwoordelijk voor de ledenadministratie
  • verzorgt en actualiseert de NAW-gegevens van leden en andere verenigingsfunctionarissen van de Lutem
  • is applicatiebeheerder van de Lutem-ledenadministratie (Akela)
  • onderhoudt interne communicatie richting groepsbegeleider, voorzitter aangaande nieuwe inschrijvingen, afmeldingen en overschrijvingen van leden en andere verenigingsfunctionarissen;
  • is verantwoordelijk voor de inning van contributie op de contributierekening
  • is verantwoordelijk voor het bijhouden en verantwoording afleggen richting penningmeester van de financiële kant van de ledenadministratie
  • geeft opvolging aan openstaande contributies en boetes via de voorzitter
  • verzorgt de communicatie richting leden die zich afmelden
  • draagt zorg voor het verstrekken en innemen van inschrijfformulieren.
  • draagt zorg voor het verstrekken van een welkomstinformatie pakket bij inschrijving

De praktijkbegeleider;

    • helpt bij het ontdekken en bevorderen van de competenties van leidinggevenden en andere binnen de groep actieve functionarissen
    • ondersteunt het on-the-job ontwikkelen van competenties op team- en individueel niveau. Op deze wijze wordt zo goed mogelijk aangesloten bij de praktijk van de leidinggevenden.
    • koppelt begeleidingsmomenten  zoveel mogelijk aan de opkomsten van de speltak (immers, daarin is te zien hoe een leidinggevende/het team werkt).
    • organiseert coachingsgesprekken met het individu en team.
    • gaat bij de ondersteuning van de leidinggevenden en teams uit van de door en voor Scouting Nederland ontwikkelde aanpak voor deskundigheidsbevordering. Deze is gebaseerd op competenties. De begeleiding van individu en team wordt ondersteund door een per persoon te vervaardigen individueel Talent Ontwikkel Plan (TOP) en een per team gemaakt Team Kwalificatie Plan (TKP).
    • ondersteunt in principe de leidingteams/leidinggevenden binnen een groep en kan zich eventueel ook inzetten voor meerdere kleinere groepen.